實用商務Excel＆Access資料協作活用術

【書籍簡介】

Excel → Access：資料建檔管理

Access → Excel：共用報表資料

VBA ＋ Access ：自動快捷精靈

免學程式不用另外安裝軟體，最簡單易學的Office資料庫！

一鍵搞定跨部門團隊專案合作或是滿足個人日常辦公需求！

企業、公家機關等許多的組織及大部份的私人企業在日常業務中，

收發訂單或財務會計等重要的資料管理或加工處理，

多多少少都會接觸到數值、文字或日期等等多種資料。

而大多數的人都會使用微軟的辦公軟體Excel與Access吧。

本書的內容，是從基礎開始學習Excel與Access的協作。

由模擬真實情境出發，首先將原本在Excel進行的訂單資料輸入、

管理以及列印出貨單的業務移至Access。

接著將Access的資料匯至Excel，進行資料分析之類的活用。

根據一連串的範例實際操作，來學習Excel與Access的協作基礎。

在本書的學習上希望在預先熟悉的知識、技巧，

是關於Excel儲存格的公式或函數以及圖表基礎的掌握。

至於Access是完全的初學者也沒有關係。

▎Excel 的強項▎Excel 的弱點

● 簡單易懂● 複雜且大量資料的管理

● 製作豐富多彩的圖表● 只能做簡單的搜尋與更新

● 豐富的函數庫● 報表或表單製作耗時

● 強大的分析功能

● 高普及率

▎Access 的強項▎Access 的弱點

● 複雜且大量的資料能更有效管理● 很難熟練掌握

● 強大的搜尋功能● 只能簡單的處理、分析資料

● 輕鬆製作報表和表單● 報表的自由度低

● 普及率低

■將Excel與Access整合的優點

Excel和Access分別都有強項／弱點、優點／缺點。

在工作上，不管是要選擇使用Excel還是Access，弱點和缺點都是令人猶豫的。

有效的解決方法就是將Excel和Access 整合。

不只選用其一，將兩者適才適用的去管理一個資料。

這樣的話就能「一舉兩得」，發揮兩者強項和優點。

而且兩者的弱點和缺點都因為互相補足而消失。

比起分別使用Excel 和Access，會是更佳的作業形式吧！

整合模式的原則為以下的①和②。

大致來說就是將資料使用Access來管理，Access不擅長的部分靠Excel來補足的方針。

▎①將資料使用Access集中管理

將Excel 檔案分散的多頁活頁簿和工作表使用Access統一集中管理。

過於複雜、管理困難的大量表格也能使用Access有效管理。

資料的搜尋與更新也使用Access的「查詢」。

輸入資料用的表單和報表基本上也使用Access來作業。

▎②使用Excel 來進行資料的分析

從Excel 匯入儲存在Access中的資料、或是從Excel 擷取，

使用Excel 強大的「樞紐分析表」和「樞紐分析圖」來分析資料。

①和②加上「雖安裝了Access但不習慣電腦操作的人也是少數」為前提，

也進行以下的③、④整合。

▎③將Access的資料使用Excel 來建立報表

假設有無論如何都想做，卻只有在Excel才能設計的版面設置，

從Access將需要的資料匯入，貼到Excel的報表內。

▎④從Excel 來新增、更新Access

假設無論如何都想在習慣使用的Excel上進行資料的輸入、修改，

也可以在Excel 工作表內匯入Access的資料。

雖然還有其他幾個模式可以考慮，上述的①～④可以說是普遍的整合模式，

適用於許多的企業和部門。在本書中，①會在第三章、②～④會在第四章以後解說。

【書籍目錄】

Chapter1 Excel&Access資料協作的前提

01 Excel 和Access 的強項／弱項

02 將Excel 與Access 整合

Chapter2 Excel&Access資料協作前的基本知識

01 資料庫的基礎

02 Access 的基礎

03 Excel 的基礎

Chapter3 將Excel的資料轉移到Access

01 範例的概要

02 範例檔資料的整理與表格設計

Column Master Table 與Transaction Table

03 準備將Excel 的資料轉移到Access 吧

04 將Excel 的資料匯入到Access 吧

05 在外部索引鍵使用查詢將資料一併匯入吧

06 讓顧客與商品可以從下拉式清單輸入吧

07 來建立資料庫關聯性吧

Column 資料表的新增

08 來半自動化地輸入郵遞區號與電話號碼吧

09 來建立表單輸入資料吧

10 來建立在多個資料表輸入資料的表單吧

11 來製作出貨單吧

Column 使用「顯示比例」或「建立器」來更有效率地輸入運算式吧

Chapter4 在Excel活用Access的資料

01 使用Excel 匯入Access 的資料來分析吧

02 使用Access 的匯入功能將資料匯入Excel

Column 沒有維持格式與版面配置的情況

03 連線Access，將選取查詢完整匯入Excel

04 連線至Access，篩選選取查詢並匯入Excel

Column 一開始就指定篩選的欄位

05 讓選取查詢能夠指定儲存格為篩選條件匯入Excel

06 匯入Access 的資料，在Excel 製作出貨單吧

Column Access 資料庫檔案的位置或名稱被變更的話

Chapter5 在Excel VBA將Access的操作自動化

07 將樞紐分析表／圖的資料更新自動化吧

Column 顯示〔開發人員〕標籤

08 將出貨單的連續建立、列印輸出自動化吧

09 將Access 的選取查詢做為Excel 的表格匯入操作自動化

10 從Excel 的表格自動建立樞紐分析表／圖

Chapter6 從Excel新增、更新、刪除Access的資料

11 從Excel 新增、更新、刪除Access 資料的基礎

Column 引數CursorType 與LockType 的常數

12 從Excel 新增Access 資料庫的資料吧

Column 取得欄位物件的其他方法

13 從Excel 新增Access 資料庫的資料吧

Column 用Find 方法繼續搜尋

14 從Excel 刪除Access 資料庫的資料吧

15 建立執行新增、更新、刪除商品資料的Excel 活頁簿吧

16 來建立新增訂單資料的Excel 活頁簿吧

【作者簡介】

立山秀利

自由撰稿人。1970年出生。從筑波大學畢業後，從事汽車導航軟體開發。離開後從事網路產品開發業。目前在Microsoft Office中心執筆，負責系統和網絡技術。本書出版時正值舉行Excel VBA研討會，同時也出版了相關資料處理書籍。